大中型养殖场每天都要产生大量的、结构复杂的数据，这些数据如果应用人工处理极为费时费力。上世纪九十年代以来，随着计算机技术的飞速发展，各种饲养管理软件如雨后春笋般在规模养殖场中得到了普遍应用，然而这些价格不菲的软件中很少有涉及药品进耗存管理的，而在养殖场中每天都有不同的舍别领用几种甚至几十种不同的药品、疫苗、消毒剂，每月把每种药品的耗用数量、金额以及每个饲养员每类药品的耗用数量、金额进行统计，以进行库存管理、成本核算、指标考核、数据分析等是一项非常繁琐的工作，并且极易出错。笔者应用Excel对有关数据进行汇总统计分析，大大提高了工作效率，把人员从繁琐的手工计算中解脱出来，取得了事半功倍的效果，具体做法如下。

1根据需要建立工作表

Excel默认状态下打开时的工作表数为3个，分别将其命名为“耗用录入”、“入库录入”、“治疗药品报表”，然后再插入4个工作表，分别将其命名为：“器械敷料报表”、“常规药品消毒剂疫苗报表”、“汇总报表”、“库存管理”。

2设计工作表

2.1在“耗用录入”、“入库录入”工作表的A1至E1单元格中分别输入“日期”、“舍别”、“药品编号”、“单价”、“数量”，在G1单元格中输入“金额”，在G2中输入公式“=D2*E2”按回车键，选取G2向下复制至G1000（根据数据量的多少来决定）。

2.2在“器械敷料报表”、“治疗药品报表”工作表中用行来显示每种药品的耗用，用列来显示每舍耗用药品的数量和金额，分别在单元格C3、E3、G3、I3、K3、M3中输入数字1至6代表各舍的编号（如图1所示，“器械敷料报表”工作表类同）。在单元格C6中输入数组公式：“{=SUM(IF(耗用录入!$B$1:$B$1000=$C$3,IF(耗用录入!$C$1:$C$1000=A6, 耗用录入!$E$1:$E$1000,0),0))}”以计算一舍青霉素的耗用数量，在单元格D6中输入数组公式：“{=SUM(IF(耗用录入!$B$1:$B$1000=$C$3,IF(耗用录入!$C$1:$C$1000=A6,耗用录入!$G$1:$G$1000,0),0))}” 以计算一舍青霉素的耗用金额；以此类推，在E6中输入：“{=SUM(IF(耗用录入!$B$1:$B$1000=$E$3,IF(耗用录入!$C$1:$C$1000=A6,耗用录入!$E$1:$E$1000,0),0)) }”，在F6中输入：“{=SUM(IF(耗用录入!$B$1:$B$1000=$E$3,IF(耗用录入!$C$1:$C$1000=A6,耗用录入!$G$1:$G$1000,0),0)) }”……直到N6，在O6中输入公式：“=C6+E6+G6+I6+K6+M6”计算本月青霉素的总耗用数量，复制O6公式至P6计算总耗用金额。选取单元格C6:P6向下复制公式至表末尾，在金额列最后一行单元格下输入公式：“=SUM(D6:D**)”（**表示报表最后一行单元格行号）以计算一舍本月耗用总金额，向右复制公式以计算各舍及总合计耗用金额。

图表1

2.3“常规药品、消毒剂、疫苗报表”工作表设计基本类同于“治疗药品报表”工作表（如图表2所示），只不过是在药品编号列前合并某一类药品所占行的A列单元格，并输入药品类别。计算公式输入类同于“治疗药品报表”，但要对每一舍每一类药品分别求和。

图表2

2.4在“汇总报表”工作表中对每舍每类药品进行汇总，并插入图表使对比更加直观（如图表3），在单元格B4中输入公式：“=常规药品消毒剂疫苗报表!D15”，C4“=常规药品消毒剂疫苗报表!F15”，D4“=常规药品消毒剂疫苗报表!H15”……G4“=常规药品消毒剂疫苗报表!N15”；以此类推，B5“=常规药品消毒剂疫苗报表!D32”……G5“=常规药品消毒剂疫苗报表!N32”；B6“=常规药品消毒剂疫苗报表!D23”……G6“=常规药品消毒剂疫苗报表!N23”；B7“=治疗药品报表!C29”……G7“=治疗药品报表!M29”；B8“ =器械敷料报表!C31”……G8“=器械敷料报表!M31”。以与各舍各类药品总额相对应。分别在单元格J4:J8，D9:J9中输入函数“SUM”进行汇总求和。汇总表格完成后，单击“插入”菜单，选择“图表”，可以以图表形式对各舍，各类药品进行对比。

图表3

2.5在“库存管理”工作表中分别设置“期初库存”、“期初余额”、“入库数量”、“入库金额”、“耗用数量”、“耗用金额”、“本日库存”、“本日余额”、“库存单价”、“最小库存”、“进货提示”五栏内容（如图表4）。“期初库存”、“期初余额”可由上月期末数据复制而来，输入公式：E5“=SUMIF(进货明细!$C$2:$C$200,A5,进货明细!$D$2:$D$200)”，F5“=SUMIF(进货明细!$C$2:$C$200,A5,进货明细!$E$2:$E$200)”，G5“=SUMIF(耗用录入!$C$1:$C$1000,A5, 耗用录入!$E$1:$E$1000)”，H5“=SUMIF(耗用录入!$C$1:$C$1000,A5, 耗用录入!$G$1:$G$1000)”，I5“=C5+E5-G5”，J5“=D5+F5-H5”，K5“=IF(I5=0,"",J5/I5)”，M5“=IF(I5<L5,"进货","不进货")”，选取单元格E5:M5向下复制公式至表末，在表L列输入每种药品所需的最小库存。

图表4

2.6进行工作表设置。调整各工作表的行高、列宽、单元格格式（字体、边框等）和显示比例等，隐藏不需要的单元格（如“治疗药品报表”中的第3行等），使之能打印出美观漂亮的报表，如系电子报表，还应设置字体、边框、单元格的颜色和工作表背景等，使之有较好的视觉效果。对各报表工作表进行保护，以防误操作（单击“工具”，选择“保护单元格”，输入密码按“确定”）。

3 数据的录入和使用

3.1使用前必须为每种药品编制互不相同的代号，以简化录入过程，编号最好以药品的使用频率为序，以利于记忆，只要把每种药品和其对应的编号输入报表中的相应位置，在“数据录入”工作表中按要求录入组号、编号及数值，Excel就可自动计算出相应汇总数据。

3.2录制宏，简化操作过程。可以把工作表的切换、数据更新等重复操作录制成宏，以简化操作过程，在“数据录入”工作表建立Ms Access窗体，方便数据录入，提高工作效率。

3.3 每月结算完成后，应保存录入的数据或以原文件为模板建立新的工作簿，以备以后对数据进行查询。

        3.4 如常规药品和治疗药品有重复的（一药两用），应建立“常规药品录入”工作表，作为常规药品使用的应在该工作表上录入，报表中的公式也应相应改变。