在会计处理的流程中，很容易发生重复付款的错误：把同一张发票输入会计系统中，在无人觉察的情况下付了两次钱。那些审批付款的通常都是管理层，他们并不直接负责发票的处理情况。在批准付款后，直线经理就会认为应付账款会计会时刻监控已审批发票在会计系统中的流转，可能他并未意识到应付账款会计每天要处理上百张，甚至上千张供应商发票。同样，预算控制人员可能也觉察不到单张发票上出现的问题。

　　在处理供应商发票时，公司至少需要意识到其中的三个陷阱。

　　“奇迹般再现”的原始发票：如果原始发票在被录入系统前，被错放在了别的地方，就会出现这种情况。当供应商最终来催款时，公司已经找不到该发票的有关纪录。于是供应商把发票复印件传真过来，相应款项就支付了。当原始发票重新出现的时候，如果此时已没人记得当初已按该发票复印件付过款，那么公司将重复付款。

　　此发票非正式发票：这种情形是，供应商在开具正式发票之前，先送来形式发票，该形式发票很可能被误当作正式发票批复付款了。

　　错误发票：这些发票与交付的货物或者所提供的服务不一致。一些不道德的供应商会故意就同样的货物或者服务重复开票。

　　发票被重复付款将导致众多的恶果，比如：不必要的现金流出，直到采取补救措施方得以避免；透支利息产生的筹资成本，或是存款利息的流失；虚增费用与负债项目所导致的会计差错（甚至当供应商已经退回多收款项时，这些会计错误仍未纠正）；公司税缴付不足；在财务报表中误报利润与负债；破坏公司在一些供应商与税务部门眼中的名誉；为诈骗分子提供可乘之机，因为重复付款反映了公司在发票审批与流程控制环节中存在漏洞，等等。

　　找到真正的重复发票

　　找出被重复输入会计系统的发票看起来似乎是件很简单的事情。公司可以制作一份显示同一供应商发票号码的报告单，因为发票号码是由字母与数字构成的，通常具有惟一性。但是，只检查匹配的发票号码，将会发现很多看似重复其实没有重复的发票，与此同时忽略了许多真正重复的发票。这是由于有如下五方面原因：

　　第一，通常供应商的发票号码得输入到一个自由文本格式的字段中，因此每次输入的时候都可能略有差异，这就导致那些以发票号码是否重复作为控制点的措施失效。

　　第二，一些大型供应商会定期寄送发票，但发票上从没有发票号码，例如英国电讯（British Telecom），它通常用电话号码作为参考号码，这会形成众多“误报”的重复发票。

　　第三，一些发票号码经常出现，例如1、10、100，等等，这样一来又会出现很多"误报"的重复发票。

　　第四，小供应商不使用发票号码。

　　第五，一些重复发票已经被找出来，并且在公司账务上已经做过了冲销处理、暂缓付款或是已经收到了供应商退回的多收款项。

　　初步处理重复发票

　　即使没有专业的审计软件，借助于IT系统的可配置报告模块，抑或下载到电子表格上，审计人员应该能提炼出一份基本的重复发票号码报告单。这份报告单剔除了许多“误报”的重复发票，以及一些不易于辨认的重复发票。

　　第一件要做的事情是，了解以前冲销或取消重复发票的方式。然后依据这点，将各交易事项进行归类，以显示重复付款的分录与相应的抵销分录。一家公司剔除了部分产生“误报”的其他来源，例如利率与电话费。尽管如果对这些条目重复做账，公司也不会发现。这仅仅是一种粗略的做法，因为没有任何报告能完美地发现其中的所有错误。

　　公司可以在报告中联结其他字段中的信息，将其作为关键字来完善该基本报告。针对公司而言，有效的检索字段组合包括发票金额、发票日期、发票号码的最后两位数字（以降低部分人为输入错误的概率）。上述特征完全相同的发票要么是同一张发票的复印件，要么就是完全不相关的发票，一眼看到就可以将其剔除在外。

　　公司还可能已经将供应商账号包括在组合检索字段中，但我们发现在许多情况下，重复的第二张发票会被错误地编排到另一个具有类似名称的供应商账号上。它没有显示被录入的发票日期不同的重复发票，因为如果要包括这些信息，将产生大量经常重复出现的费用，例如设备租金等。

　　最后一步，公司将完整的发票号码作为次索引关键字，从而列示了上述初版报告中的所有项目。由于它运用了相同的逻辑来删除已被冲销的重复发票，所以公司能得出一份同时反映发票精确匹配与模糊匹配的报告。

　　生成进一步的报告

　　公司下一步需要做的最重要的事情是，检查应付账款系统发现的那些已被冲销、发票金额已从应付给同一供应商的下一次款项中扣除，抑或已收到供应商退款的重复发票。在那种情况下，所有购货分类账交易都有一个匹配的ID字段，同时所有相匹配的交易事项（例如发票与相应的付款）在这个关键字段上具有相同的数值。不匹配的交易事项的数值为零。因此，很容易看出哪笔付款与哪张发票相关联，同时哪些发票还没有与现金收款相匹配，或者还未从现金付款中扣除。

　　作为一个副产品，这份报告还反映了那些已批准的、但由于某些原因相应款项尚未收回的贷项通知单。而这又是一大笔可从供应商处收回的多付款。

　　与这相关的情况是，已发现重复付款，且收到供应商退款，但是原来那笔借记费用、贷记供应商的交易却未冲销。当然，这依然意味着费用与负债项目的虚增。通过寻找提供给供应商的、但未与贷项通知单相匹配的现金收款凭据，公司就可以发现该种错误。

　　同样，要生成一份版本略有差异的报告也是很容易的。这个版本的报告反映的是在各个供应商账上的贷项通知单与现金收据不匹配的情况。公司可以借助这份报告来了解是否存在两者可匹配的一些显而易见的情况。虽然借记费用、贷记供应商的交易事项并不表示公司有可收回的现金，但因为其错误地虚增了费用与负债项目，从而可反映对利润进行的有利会计调节。

　　最后，有必要检查任何被两次录入系统、但已被发现并只付款一次的发票。由于重复的发票虚增了费用与负债项目，而且存在今后会被重复付款的风险，因此我们应删除重复的发票。大部分账务系统为每笔交易都留有一个字段，该字段包含了付款日期。因此只要对报告做点小修改，就能让它显示出那些虽两次录入系统、但付款只有一次的发票。一旦得到核实，就可以冲销这些分录。

　　采用第二套方案

　　如果觉得上述方法太费时，也可根据支付款项或者应付款的绝对金额将付款数据分组，用该方法来识别潜在的那些重复付款且未冲销的发票就比较直截了当。虽然操作起来简单快捷，但是该方法缺乏精确度，同时存在以下不足。

　　·相同金额重复出现，尤其是那些像5,000美元、10,000美元、100,000美元之类的整数（如果分析增值税的总额时，则像15,875美元、11,750美元、117,500美元这些数）。

　　·因此，该方法会导致更多“误报”的重复发票。

　　·由此得到的例外报告精确度不高，不适于在审计结束时交给公司管理层。

　　如果采用该方法，该项审计就不应是一次性就能完成的任务。不管公司对重复付款的控制力度如何，都有必要检查在上个月左右录入的发票是否属于重复录入。这样，在实际付款前就有更大机会去避免重复付款。

　　因此制定具备实时参数的报告尤为重要，这样公司可以检查在特定日期之间丢失发票的录入情况，然后将之与过去一年中输入的发票相比较。因此，在报告上的投入不仅能帮助企业一次性找到到某个时点为止累积的重复发票，而且以后只需追加最少的成本，例外报告就能帮助管理层在有重复发票出现时即刻发现它，这种收益是持续不断的。